RFID智能化档案管理新模式

1.概述

随着企事业单位的发展，各种信息档案资料数量逐日增多，档案的种类日趋多样化，纸质信息存储出现迅速膨胀；而传统的档案管理方式与技术手段所导致的问题也是日益明显，从而致使我国档案行业的信息化管理已经不能满足实际需要。

l 档案手工管理，工作流程繁琐低效、整理时间冗长。

l 档案存放次序较易被打乱。由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。

l 档案核查、查阅耗时长。随着档案规模与种类数量越来越庞大，要查找、核查清理某一档案时，需要将所有的档案筛选一遍。

l 档案信息化程度低。传统的管理无法实现档案管理的信息化；手工记录方式很难对档案利用情况进行及时准确的统计。

l 档案盘点效率低。由于档案数量众多，要对所有档案进行盘点，其工作量难以想象，那将是一项十分庞大的工程。

鉴于目前档案管理存在的种种现状，利用新一代的信息技术，如何打造一个高效、智能化的RFID档案管理，迫在眉睫。

2.技术应用

RFID是一种非接触式自动识别技术，通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据。它具有远距离、批量读取、可识别静止和运动状态下的物品信息，同传统的以条形码为代表的自动识别技术相比，RFID在档案管理中的应用解决方案具有非常明显的优势：

l 快速扫描

RFID读写器可以同时辨识多个RFID电子标签，这是RFID能够提升管理效率的关键，多标签的识别意味着可以以更快速的方式批量获取出入库档案的信息。

l 体积小型化、形状多样化

RFID不需要为读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质，更适合往小型化与多样形态发展，可以的方便嵌入或附着在档案上，即不易被破坏，同时也更安全。

l 可重复使用

RFID电子标签内储存的数据可以动态的更新，可回收并多次使用，在档案管理项目中，一个电子标签绑定一个档案袋，在档案的整个流转过程中，即使档案的业务流程发生变更，电子标签也可以实时修改信息，以适应新的业务流程，反复使用，以更低的实施成本达到更高效的管理。

l 穿透性和无屏碍阅读

RFID可以轻易的穿透纸张、木材和塑料等非金属材质，进行穿透性通信，这也为档案的批量读取创造了条件。

RFID还具有远距离、唯一性的特性，这些特性应用在RFID档案管理系统中，可以实现更精准的进、出、存控制，提高工作效率，减少管理成本和人为差错，打造档案管理的高效化和智能化。

3.系统方案

档案管理的主要作业任务有：贴标、分发、接收等流程，通过给每一个档案箱安装一个RFID电子标签，并绑定档案信息，在各关键节点，通过读写设备对电子标签信息的采集，达到对档案的识别，从而实现RFID智能化档案管理解决方案。

3.1系统架构

档案管理系统设计采用三层架构：第一层是采集层，主要是通过射频识别设备以及其它自动识别设备采集数据，包括RFID电子标签和RFID读写器；第二层是网络层，即通过无线通信技术，把采集来的数据传递到中央数据库，包括无线接入设备和相关的网络设备；第三层是应用程序，对采集的数据进行管理，包括数据库服务器、应用服务器等档案管理系统软件。

通过RFID打印机完成RFID电子标签的初始化，电子标签与档案袋内所有资料信息进行一一绑定，作为档案的唯一标示，在进出档案管理中心安装通道式RFID读写器，当档案进出省档案管理中心库房时，读写器通过对电子标签数据的读取来实现对档案信息的识别，完成出入库数据的快速获取。

在档案流转到其它使用单位时，可通过配置的移动采集设备，对交接档案信息进行准确的获取并核对，可以快速准确的完成交接。同时，移动采集设备还可以作为日常盘库、移库作业使用。

智能档案柜对一些贵重、保密资产实现授权取件以及实时盘存、远程监控的功能。

3.2流程设计

3.2.1标签初始化

通过rfid打印机，按照省档案馆要求的数据编码格式，将数据写入到电子标签中，同时，在后台将这一标签数据与袋内所有资料信息进行绑定后，打印出电子标签，并粘贴到档案袋上，完成基础数据的建立。

3.2.2档案中心

出入库档案通过通道式读写器时，读写器可以对档案信息进行批量读取，并将读取到的信息上传到后台系统，系统对出入库日志信息（库管员、领取交接人、交接时间等）进行自动记录，自动生成出入库报表，并和原始任务明细表进行自动比对。对出入库过程中出现的异常情况，如档案数据、信息有误或非法档案出入库等，系统能自动预警并联动监控系统，发出报警信号。

3.2.3使用单位交接

档案到各市、县档案中心后，档案的数量不是特别大的情况下，可采用移动采集设备快速的读取档案信息，并通过无线网络，将数据上传到后台系统进行核对确认，高效准确的完成档案的交接。

3.2.4 RFID智能档案柜

l 自动盘存管理

每个单元柜内均部署有针对金属柜电磁环境单独设计的RFID天线。RFID天线可实现对柜内涉密资产无盲区的读取，自动盘存资产实时数据，动态监控柜内涉密资产的状态，确保涉密资产的保全率的同时，大大提高资产的管理效率。

l 高性能、高实用性

智能柜选用国际领先水平的多路天线分支器，实现一路接入最多八路输出的多天线分支方案，配合ThingMagic高性能RFID读写器，可实现单台设备最多对32个单元柜的精确管理；同时，每路天线识别的切换时间＜100ms，每个单元柜支持＞100个标签的批量读取，高效、高性能、高实用性。

l 适用性强

智能柜采用全金属结构，每个单元格为单独的存储空间，每个单元格都具体高性能的读出装置，具备良好的涉密资产适用性，无论是档案文件、移动硬盘还是U盘或者光碟，通过合理的标签选型和正确的安装，都可以使用本智能柜进行全方位的监管。

l 多种保全措施

每个单元柜都有独立的电子锁控，非授权人员无法打开档案柜；全柜配视频监控装置，用户可自行设计报警策略，并可联动现场报警设备、手机报警、网络报警等报警方式，全方位保障涉密资产的安全，提高资产保全率。

3.3系统价值

基于RFID技术的档案管理系统：

ü 提高工作效率

出入库所有档案都可以批量出入库，直接通过通道读写器进行读取档案信息统计档案数量。在盘库是直接通过移动采集设备扫描各档案的RFID电子标签，直接读取需要清点的档案信息和档案数量。这些都改变了传统依靠人工手段，对档案信息进行逐个确认和统计，提升了工作效率。

ü 提高准确性，降低错误率

出入库档案、被清点档案信息都改变了通过传统人工手段进行清点、确认、登记的方式，直接通过扫描RFID电子标签信息进行确认和统计，提到了准确性，避免了人为可能出现的错误。

ü 提高安全，降低风险

通过RFID技术的应用，档案数据的流转信息更透明，更实时，由系统自身完成对档案的数据信息进行监控预警，安全性更高；同时，现在的管理手段，可以更简单快速的完成库存盘点，帐、面直接核对，有效降低风险。