公司及企业参展注意事项及指导

公司及企业参展注意事项及指导

 参加展览会，提升企业知名度，宣传与推介新产品已成为企业重要经营战略的一部分。如何有效地充分利用展览会，让展览会成为现代企业最佳的销售与营销工具，实现企业的长期经营目标，是许多企业关注的核心问题。在我们办展的实践中，笔者就企业参展归纳了以下几方面应注意的事项，以改善企业参展的效果和对展会的更多认识。
    一、企业如何从多个同类展会中选择和辨别出优质的、适合企业参加的展会

        对于企业来说，参加展览会的目的是能够取得满意的效果，最担心的是耗费大量精力却劳而无功。如何选择适合自己的展览会？企业不妨从以下几个方面考虑:

        选择合适的地点和时间。企业通过参加展览会拓展新市场是事半功倍的方式，一则可以了解同行信息，二则可考察当地的市场需求和潜力，三则可通过参展期间与当地代理经销商的广泛接触，物色合适的合作伙伴。

        判断展会性质。会展业竞争到一定程度时难免出现良莠不齐的情况，因此，正确判断展会性质是否适合企业参加，是企业参展前必做的功课。

        考察主办方和承办方的资质与水平。展会能否成功举办并取得良好成果，取决于主办方和承办方在各个环节上的工作细节、配合和绩效，参展企业可以通过与展会主办方的反复接触，观察和了解主办人员在操作中的表现，以判断主办方和承办方的资质和水平是否有能力举办高成效的展会。

        了解展会的历史和推广。展会的宣传广告占据了展会举办成本中很大的比例。一个展会最终能取得多大的效益，往往取决于展会宣传和广告的进行程度和成效。参展企业在决定是否参展前，应全面了解展会的宣传力度，并由此判断展会主办方的计划可能带来怎样的效果，这是企业参展前最应了解的事项之一。如果是举办多年的、影响力强的知名展会，这一点就仅供参考了。

        了解同行态度。行业名牌产品参加展会，既可提高展会的档次和吸引力，也能带动其他产品的参展效益。企业在计划参展时，应多向业内企业和人士了解参展态度和评价，从而确认该展会可能达到的规模与影响。

    二、在展品托运、展台搭  建等方面有哪些注意事项？

        企业应该在本次展会的布展日将展品运达展馆，以便顺利布展，在展品托运方面可以参照主办方参展指南里相应的详细说明，如指定展品托运物流商、展品要加贴组织方要求的唛头、收件人、地址等。

    展会布展及施工相关规则：

    1、搭建物必须建在承办单位划定的范围以内。

    2、所有搭建物不能封顶，与天花的距离不少于50CM，与墙的距离不少于60CM。

    3、不得使用燃或易燃材料进行搭建和装修，不得将消防器材挪作它用，搭建物及展品不得阻挡消防栓，不得占用消防通道。

    4、展场内不准生火，如需动火作业（明火、电焊、气焊），必须通过承办单位事前向保安部申报，经批准领取动火证并做好现场防范工作，方可施工或表演。若不按规程和不带焊工证操作，予以追究当事人责任。

5、参展单位聘请私人承建商对展位进行特装工程，须向展馆方支付展场施工管理费。

    6、所有参展商不得使用万用电源插座及插头。

    7、展位电力供应将于每日展览会结束后30分钟关闭，若需要24小时电力供应，请尽早与承办机构联系并需另付费用。

    三、如何在展会中充分利用宣传平台和机会，做好自己的宣传，实现展会现场效果最大化？

    在一定规模的展览会里，几百个展位堆在一起，当上万名参观者蜂拥而至时，如何让更多的参观者注意到您的公司确实要花一点心思。在以前，很多参观者是到了现场才临时决定参观什么展位，这时布置新颖的展位确实能吸引到这类参观者的注意。但现在，越来越多的参观者会事前大概定好需要参观的展位，情况就大大不同了，如不事先做好准备，这些参观者也许就会与您擦身而过。

    据调查，参观者参观那些曾经在展前寄发过邀请函的参展公司比参观其他公司的展位机会大4倍，可见展前做好宣传十分有效。但除了发邀请函外，还有其他一些办法可以更有效地提高您公司的知名度，不妨一试。

    最常用的办法是准备一些可以一分为二的礼品，把其中之一在展前先随邀请函寄给您想邀请的参观买家，让他们必须到您的展位上才能凑成完整的一份礼品。事实证明这种办法确实能有效提高观众对某个展位的访问率。

    更有花心思的参展商制作一些小册子，介绍展会当地的交通、旅游、食宿、风俗等情况，免费派发给展会参观者。由于相当一部分参观者远道而来参加展会，参展之余确实想在展会当地和周围四处走走，这些小册子正好能帮上大忙。

    企业参加某一展会，目的是能够获取参展的最佳效果。因为展会时间短，加之现场环境嘈杂、人多拥挤，要想获得预期的效果，参展企业应注意以下几点事项:

    1、展会现场安排。对于展位相对较小而参展人员较多的企业来说，在展会现场和观众洽谈的空间会显得比较狭窄、拥挤，很难实现交易的顺利进行，有必要在展馆周围的宾馆、酒店租用会议室，或者在下榻宾馆的房间与客户接洽，这不仅可以创造较为宽松的环境，而且可以利用夜晚等闭馆时间更广泛、更深入地接触经销商。

    2、统一口径应对。洽谈的原则是所有的人都应统一口径，不能出现招商政策不一致的错误，否则会招致客商的不满。这就需要事前的沟通，就招商政策进行深入的交流，某一具体问题该使用什么样的说辞，面对不同经销商该如何处理，这都需要给出细致明确的方案。

    3、岗位合理分配。根据参展人员的能力、经验，分配工作任务，商务谈判、对外联络、后勤保障、展会信息搜集等，凡事都应具体到人，主次分明，这样才能在实战中分工合作，相辅相成。

    4、注重形象礼仪。任何一个参展人员都是代表企业面对客户的，个人行为举止如何，对企业品牌而言，并非小事一桩。做市场首先是做人，经销商再有实力，如果素质太差就不能将其发展为代理商；同样，好的经销商也会这样考察企业。员工的素质反映企业文化，企业文化差劲的公司经销商也会敬而远之。

因此，所有参展人员都应注意自身形象，面对客户不卑不亢。在衣着上，最好是统一穿着企业商务装。
    5、灵活掌握政策。同类产品的地区表现往往差异很大，这就不能强求经销商必须遵照同样的条款才能获得代理资格。面对这些情况，企业需要在权衡整体利弊的情况下灵活应用招商政策。

    四、在展会期间和展会会后，如何有效地开展业务工作？有哪些注意事项？

    大展即将开始，对于参展企业来说，应该进行的工作很多，参加一次展会就是抓住一个机会，绝对不可以浪费，所以如何让参展达到最好的效果，就成为最重要的问题。

    在进行各种准备之前，有一点应该是企业必须明确的，那就是：确定展会你想达到的目标。据德国展览协会（AUMA）的分析，企业参展的目标有基本目标、产品目标、价格目标、宣传目标、销售目标。销售是最终的目标，但并不是展览会上最重要的工作。IFO公司的调查也认为，企业参展要达到的目标有宣传企业形象、提高企业声誉、密切与客户的联系、新产品的引入、提高产品的知名度、交流信息等目的，而且其目标中有70％的内容是为了结识新客户。

    企业参展的根本目的是为了销售，但这并不意味着只有参展时签的定单数才能体现参展效果。企业参展除了展示新产品、提升企业知名度外，还是了解市场变化的最佳途径，市场上什么样的产品最受欢迎，你的竞争对手的各种动态，这些都将是展会带给你最有价值的东西，这能让你及时地对自身的战略进行实施和调整。

    明确目的后就要开始针对此次目的采取相应的参展措施，以下措施笔者认为是最基本而必要的：

    1、详细了解展会

    工具：展会中需要的工具很多，展会主办方能提供的有哪些，有多少东西是需要自己准备的。这细致到桌椅板凳水电等，不详细了解清楚，在展会时再寻找调配就未免太仓促。

    活动：展会主办方一般都会举办很多种活动配合展会造势，这些活动包括一些比赛、技术讲座等等，企业如果能参与这些活动，将会得到很多信息和宣传机会。

    展会广告：展会的会刊和室外场地广告，对展会和场地熟悉的企业就会获得良好的宣传效果。

    2、充足准备工作

    费用预算：参展企业应提前做好费用预算。参展费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费、机票或火车票等长途车费、市内交通费、食宿费、设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。

    展览资料：宣传单张或者手册是宣传企业最基本的工具，企业要想得到好的宣传效果，展览资料非常重要，可以展现一个企业的水平和实力。

    参展人员：参展人员应具备以下基本素质：对公司的产品和技术等专业知识有较深入的了解；自信、适应能力强；性格外向、易于与人交谈沟通。

    参展服饰：直观形象是最有影响力的，参展人员是公司的代言人，展会期间应穿着正式、统一的服装，一方面代表公司的形象，也是对参观者的尊重。

高雅庄重的着装会带给参观者良好的印象。
    布展：展位就是战场，有利的战场才适合作战。展位的布置很讲究，不是花钱多就一定好，要通过展位突出个性特色，在众多的展位中引人注目；同时能突显企业目的，有利于推出产品或者提升形象。

    3、观察媒体动向

    媒体是面向大众的窗口，在展会时尤其需要注意媒体动向。哪家媒体会进行专题报道，哪家媒体会进行直播，这些都需要留意。把握时机，及时向媒体推销自己是很重要的。

    除了这些基本事项外，还有一些小细节需要注意，比如说吃饭。展会人员一般都吃盒饭，但在哪里吃就是个问题。有的企业在这方面非常注意，会在展厅选择一个角落或者遮板后吃，而有些企业就放在展台的桌面上大吃特吃，整个展位高雅、整洁的形象顿时就被破坏了。这虽然不是个大问题，但却很能体现出整个公司的层次和素质。

    几天的展会结束后，回到公司。这并不意味着对此次展会要做的工作已经结束。相关业务人员还需要根据展会现场不同表现的客户类型，采取有针对性的措施，以促进销售。

    展会现场的客人，一般归为以下几类：

    1、现场签合同的客户。

    对于此类客户，回来后一般都要按照他的要求给他详细的资料，接着便要求他开证，或汇订金过来。不过这些跟你签过合同的客户也并不表示就一定会给你下单，现在这种情况已经很普遍：有些客户跟你签过合同了，但过后他在其他的供应商那里有了更好的价格或更好的ITEM，便会把单下给别人。或者回去后市场发生变化，决定发生改变而取消订单等等。对于此种客户，也要小心沟通，一旦出现对方迟不开证或不汇订金的情况，请提高警戒，及时跟他沟通，看是否出现什么问题，并采取相应的措施，说不定你就能挽回一个订单，一个客户。

    2、有意向要下单的客户。

    这有点像网上询价，只能从你与他们的沟通中判断出此客户的潜力程度。一般产品问的越详细，条款谈得越仔细机会越多。对于这些客户，回来后要及时联系，把所有的资料和所涉及到的问题标明清楚给他发去，也马上落实打样(一般这些客户都会要求打样)。对于这些客户，我们也常碰上寄了样品就没了消息的情况，最常见的原因便是他们在收到所有样品(包括别人的样品)后没有择取你们的产品下单，或者市场发生了变化等等。那也不要放弃，保持联系，有新的产品及时向他推荐，以后还是有合作机会的。

    3、对某个条款或价格谈不来的客户。

    回来后即使你们决定能按他的要求来做，也不要马上妥协，先发个邮件或打个电话(还是坚决你们先前的决定)看看情况再做决定。如果客户有一定的心软，那你们就成功了；如果他坚持自己的决定，那你们可以妥协的话再向他妥协也不晚。

    4、对要求发资料的客户。

    按他所说的要求尽可能把详细的资料发给他。

    5、对随便看看，随便问问的客户。

    在展会现场的时候，他只是去你们那随便看看，问问，这些客户没底，说不定他们是在探行情。

对这些客户就得凭他的名片来联系了，如果名片有他们的网址那是最好了。先参观参观他们的网站，查清他们的底细，再按照不同的情况向他发不同的资料。说不定你们此次没带去参展的产品正是他们的主营产品。同时也要根据他在你们摊位看的那种产品发资料，看是否有合作的机会。

    在沟通中我们经常会遇到这种情况：发EMAIL给客户后，客户没了消息。对于这种情况，我认为电话是最好的沟通方法，打个电话去，跟他沟通沟通，看看是怎么回事，怎样的一种情况，是否可以采取措施解决。当然对某些情况不紧急的客户，请耐心等待些时间，隔几天再发邮件，因为有些客户回去后会休个假，有些客户在展会结束后并没有马上回去。我就碰到过一个客户，发了EMAIL半个月后才回复，说是刚到他们国家。对于一段时间后还没回的客户，这时一个电话是必须的。